Upravljanje vremenom

Upravljanje vremenom

Autor: Ivica Kocman, business trainer

Ono što postižete tijekom 24-satnog razdoblja ovisi o vašoj motivaciji, vašoj energiji, vašim vještinama, sposobnostima kao i ostalim resursima. Budući da uvijek postoje zahtjevi za vašim vremenom, korisno je razmišljati o tome što ćete s njim učiniti te razmotriti neke strategije za učinkovitije upravljanje vremenom.

Upravljanje vremenom nije način na koji ćete raditi sve teže i dulje, već sredstvo koje vam pomaže da radite pametnije kako biste lakše i brže izvršili svoj posao.

Upravljati vremenom znači: biti učinkovitiji na poslu i privatno, postizati veći osobni i poslovni uspjeh, a samim time ćete se osjećati zdravije, energičnije uz bolje i pozitivnije raspoloženje.

„Rijetki ljudi imaju dovoljno vremena, a ipak svaki čovjek ima gotovo svo vrijeme koje postoji.“ Paradoks vremena

Svaka ordinacija bez obzira na svoju veličinu, radimo li sami ili u velikom timu, ima svojih prednosti i mana. Većina liječnika mora uz svoj osnovni posao, kao što je rad u ordinaciji, obavljati i onaj manje „zanimljiv“ posao. Često ga zovemo „onaj posao koji moramo odraditi“, ili „onaj posao koji nam uzima puno vremena i energije“. Istina je da nam administriranje može uzeti puno vremena ako se dobro ne organiziramo i odredimo prioritete. Dosta često sam susretao liječnike koji govore, „radije bih radio i po 12 sati u ordinaciji samo da ne moram raditi papirologiju. No, bez toga ne možemo i to je onaj dio koji treba napraviti, a često je važan i hitan. Zato i moramo odlučiti hoćemo li mi upravljati vremenom ili ćemo dopustiti da vrijeme upravlja nama. Postoji mnogo situacija koje nam otežavaju učinkovito upravljanje našim vremenom, npr. :

  • Nejasni ciljevi. Teško je pogoditi cilj sa zatvorenim očima, a jednako je teško postići nešto kada nije baš jasno što točno želite postići.

  • Ne-organizacija. Može vidjeti kada je vaš stol previše zatrpan i stoga se ponekad morate pitati jeste li dovoljno dobro organizirani i je li „ovo“ najučinkovitiji način na koji ispunjavate svoje zadatke.

  • Ne-sposobnost reći “NE”. Svi želimo biti od pomoći drugima kada nas trebaju, ali to može značiti „uzimanje“ našeg vremena i fokusa od drugih već određenih prioriteta.

  • Prekidi – kradljivci vremena. Mnogo puta smo usred ostvarenja nečega što je stvarno važno, a telefon zvoni ili vam netko kuca na vrata. Ovi pozivi i kucanje, ne samo da vas mogu odvojiti od vašeg zadatka već prekinuti i vaše misli, a nakon toga se teško možete vratiti na mjesto gdje ste bili.

  • Previše stvari odjednom. Mnogi od naših zadataka nisu rutine. Oni zahtijevaju visoku koncentraciju i usmjerenost na detalje. Kada pokušavamo učiniti previše različitih stvari u jednom trenutku, svaki pojedini zadatak pati kao rezultat.

  • Stres i umor. Svatko od nas povremeno doživljava stres. Zapravo, ponekad djelujemo malo bolje kada postoji neka razina stresa. Previše stresa, s druge strane, uzrokuje da naš rad trpi i troši nas fizički i mentalno. Suočavanje sa stresom važan je dio upravljanja vremenom.

  • Samo posao, bez odmora i zabave. Najuspješniji ljudi znaju uravnotežiti rad i igru. Kada posao preuzme vaš život, ne samo da svojem tijelu dajete premalo vremena da se regenerira, već možda time žrtvujete stvarno važne stvari u životu kao što su obitelj i prijatelji.

Što možemo poduzeti da upravljamo našim vremenom?

Najvažnije je napraviti identifikaciju prepreka koje utječu na našu sposobnost upravljanja vremenom. Tek kada prepoznamo svoje prepreke, možemo ih početi savladavati. Evo nekoliko strategija koje možete upotrijebiti za prevladavanje prepreka koje smo pregledali:

Nacrtajte svaki kvadrant i u njega napišite sve aktivnosti koje ste jučer radili.

Određivanje vremenskih prioriteta:

  1. Velika važnost – Velika hitnost; prvo se prihvatimo ovog posla i odradimo ga bez odgode do kraja.

  2. Velika važnost – Mala hitnost; postavimo rokove za izvršenje i provodimo ih kao dio svakodnevne rutine.

  3. Mala važnost – Velika hitnost; pronađite brz i učinkovit način za rješavanje. Delegirajte ovaj posao suradniku.

  4. Mala važnost – Mala hitnost; Ovo je uglavnom opsežan posao ili posao koji se neprekidno ponavlja. Ostavite za njegovo obavljanje oko pola sata ili ga delegirajte.

Zapišite svoja tri ili četiri “važna i hitna” zadatka koja se moraju napraviti danas. Kada završite „dan“, provjerite jeste li „napravili“ sve važno i hitno s popisa. To će vam pružiti osjećaj uspjeha i može vas motivirati da se bavite važnim i hitnim stvarima, a delegirate ili odgodite manje važne stavke.

Imam dvije vrste problema: hitne i važne. Hitni nisu važni, a važni nikada nisu hitni.” Eisenhower

Kada koristimo Eisenhowerovo načelo odlučivanja, jasno možemo odrediti prioritete. Glavni problem nam je najčešće “previše stvari odjednom”, i zato nam se često događa da ništa ili malo od zadataka odradimo do kraja.

Prioriteti se neprekidno mijenjaju,stoga :

  • Ocijenite: svaki mjesec provedite analizu triju uvjeta (zahtjevi/rezultati/zadovoljstvo)

  • Eliminirajte: upitajte se: „Što je to što radim, a može raditi netko drugi?”

  • Procijenite: koje glavne poslove obavljate danas, ovaj tjedan ili mjesec i kako ćete dugo raditi na njima?

Ne radi se o tome koliko imate vremena. Radi se o tome kako učinkovito upravljate svojim vremenom.

Pronađite dobrog mentora koji vam može pomoći na putu uspjeha. Lako možemo skrenuti s puta ili nas netko ili nešto omesti kad nemamo nekoga tko vas vodi. Zato je dobro imati nekoga na koga se možete osobno osloniti, na nekoga tko je prošao kroz „sito i rešeto“ i želi s vama podijeliti svoje vrijeme i iskustvo. Mentor vam može pomoći da ostanete fokusirani i na pravom putu kako biste postigli svoje ciljeve.

Pronađite vrijeme za rad jer je to cijena uspjeha.

Pronađite vrijeme za razmišljanje jer je to izvor snage.

Pronađite vrijeme za igru jer je to tajna mladosti.

Pronađite vrijeme za čitanje jer je to temelj znanja.

Pronađite vrijeme da budete ljubazni jer to su vrata sreće.

Pronađite vrijeme za sanjarenje jer je to put u zvijezde.

Pronađite vrijeme za ljubav jer to je životna radost.

Pronađite vrijeme da budete sretni jer to je muzika duše.

Objavljeno u časopisu Dental Tribune International Hr izdanje 2/2018

Podijeli ovu objavu