Delegiranje

Autor: Ivica Kocman, business trainer

Učinkovito delegiranje jedna je od zahtjevnijih menadžerskih vještina i ujedno jedna od najvažnijih osobina modernog vođe. Umijeće delegiranja možemo definirati kao skup znanja, vještina, motivacije i ponašanja.

Delegiranje znači ovlastiti druge osobe da donose odluke i obavljaju zadatke.

Kako to izgleda u praksi ordinacije, poliklinike? Većina doktora i vlasnika ordinacija ima mala ili nikakva menadžerska znanja i iskustva. Kroz sustav obrazovanja nisu se imali priliku susresti s takvim vještinama, već menadžerske zadatke obavljaju intuitivno. Jako je teško upravljati sobom, a kada moramo upravljati i drugim ljudima, tu može doći do kratkog spoja u komunikaciji i delegiranju zadataka. Zato je dobro obratiti pažnju na neke ključne stvari.

Kada učinkovito delegiramo zadatak, tada omogućujemo i zaposlenicima učinkovito obavljanje zadataka, s time da vlasnik ili nadređeni nije izravno uključen u obavljanje istog. Zadaci međutim ostaju odgovornost vlasnika/menadžera ili nadređenog. Rezultat ove odgovornosti je da nadređeni ne mogu jednostavno okriviti svoje zaposlenike za loše obavljen posao, već moraju „biti vlasnici problema“ i pritom ipak dati nekomu da obavi posao.

Bez obzira na to koliko posla ljudi mogu obaviti, bez obzira na to koliko su fascinantni kao osobe, ljudi neće daleko napredovati u poslu ako ne mogu obavljati posao putem drugih ljudi.

Kod procesa delegiranja, vašem zaposleniku moraju biti jasne dvije stvari:

  1. Što se točno od njega očekuje da radi; što je njegov posao i odgovornost

  2. Kako izgleda dobar učinak; kako izgleda kad je njegov posao dobro, a kako kada je loše obavljen

Zašto je većini delegiranje jako težak zadatak? Može biti mnogo uzroka, npr. nadređeni se nerado odriču svoje uloge; zaposleni nisu dovoljno dobro obučeni; zaposlenima se ne može vjerovati; na kraju je ipak nadređeni odgovoran; brže je kad se stvari samostalno obave; nadređeni rado sam obavlja posao. Delegiranje na početku predstavlja znatno ulaganje vremena koje je potrebno za davanje uputa i obrazovanje zaposlenika, tako da vlasnici/menadžeri moraju pokazati strpljenje pri delegiranju. No ako to dobro obavite, bit ćete nagrađeni s više vremena i zadovoljnijim zaposlenicima. Delegiramo zadatke koji se svakodnevno ponavljaju – rutinske zadaće, nevažne odluke – koje se često pojavljuju, zadaci koji nadređenom oduzimaju puno vremena i zadaci za koje su zaposleni više kvalificirani nego nadređeni. Nikada ne delegiramo pružanje pozitivnih i negativnih povratnih informacija zaposlenima, održavanje radnog «morala», područja povjerenja, razgovore o plaćama.

Pet konkretnih smjernica za uspješno delegiranje:

  • CILJ ZADATKA MORA BITI JASAN I POTPUN!

Pitanje na koje sami morate naći odgovor je: ŠTO treba učiniti?

Ako niste sigurni, nađite pojašnjenje prije nego što počnete delegirati zadatak.

  • ODREDITE TKO JE ODGOVORAN ZA OBAVLJANJE ZADATKA!

Pitanje na koje trebate odgovoriti je: TKO je odgovoran?

Ovo je pitanje osobito važno kada se zadatak delegira skupini ljudi ili onima koji su upravo završili smjenu i odlaze kući.

  • ODREDITE ROKOVE!

Ovo je pitanje KADA zadatak treba biti napravljen.

Odredite rokove tako da budu realistični, a da istodobno predstavljaju izazov. Pitajte svoje zaposlenike što je moguće, mogu li zadatak odraditi u planiranom roku?

  • RECITE ZAPOSLENICIMA KAKO ŽELITE DA ZADATAK BUDE OBAVLJEN!

Veliki izazov predstavlja reći KAKO želite da zadatak bude obavljen, a da ne kažete svojim zaposlenicima točno što učiniti.

Potaknite ih da preuzmu inicijativu jer će inače uvijek ovisiti o vama u svakoj fazi obavljanja zadataka. Istovremeno, uvjerite se da vaši zaposlenici imaju podršku koja im je potrebna da bi bili uspješni i sve potrebne resurse kao što su materijali, instrumenti, informacije i sl.

  • OBJASNITE ZAŠTO SE ZADATAK OBAVLJA!

Pitanje na koje trebate znati odgovoriti je: ZAŠTO se zadatak obavlja?

Objasnite važnost zadatka ili kako on utječe na druge stvari. Najčešća i jedna od najvećih pogrešaka nadređenih je netransparentnost kod delegiranja. Kada se ne zna zašto se nešto radi, to izaziva veliku frustraciju i nezadovoljstvo kod zaposlenika i naravno poslije kod nadređenog jer nije zadovoljan rezultatima delegiranog zadatka. Ne dopustite da vaši zaposlenici ne znaju zašto rade nešto na određen način i zbog čega ste im delegirali određeni zadatak.

Delegiranje ne završava u trenutku prenošenja zadatka i ovlasti. Zato je važno učiniti sljedeće korake nakon delegiranja.

  • Dajte pisani opis ako je moguće i ako odgovara situaciji. Veća je vjerojatnost da će zadatak biti obavljen ako zaposlenik ima pisani opis onoga što se traži od njega.

  • Nadgledajte u odgovarajućim vremenskim razmacima, povremeno provjerite kako zadaci napreduju. Što je zadatak važniji ili što ima više koraka, to ćete više trebati nadgledati.

  • Pružite pomoć zaposlenicima kada je trebaju i predviđajte probleme. Ako vaši zaposlenici naiđu na probleme, važno je da znaju kako želite da vam se jave da im možete pomoći. Razgovarajte sa zaposlenicima o problemima koji se mogu pojaviti i provjerite znaju li zaposlenici što učiniti u takvim okolnostima.

  • Obavijestite ostale zaposlenike tko obavlja određeni zadatak. Ovo je vrlo značajno, posebno kada od nekoga tražite da obavi zadatak koji je obično posao druge osobe.

  • Zahtijevajte potpun i kvalitetan posao. Kada zaposlenik obavi zadatak, provjerite je li dobro i potpuno odrađen. Ne dozvolite da posao bude napola obavljen jer bi to značilo da je u budućnosti dopustivo loše napraviti posao ili improvizirati.

Tko hoće nešto da učini, nađe način, tko neće ništa da učini, nađe opravdanje.

Dental Tribune International HR izdanje 3/2018